Inleiding
Team Toezicht van Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) voert jaarlijks een archiefaudit uit naar het beheer van de archieven van de gemeente Deurne. Dit valt onder het horizontaal toezicht van de streekarchivaris RHCe op het archiefbeheer. Bij deze audit wordt de indeling van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gevolgd. Per hoofdstuk van deze KPI doet RHCe een aantal conclusies en aanbevelingen.
Doelstelling van de audit
De audit brengt in beeld in hoeverre het beheer van de archieven van de gemeente Deurne aan de Archiefwet 1995 en onderliggende landelijke en lokale regelgeving voldoet.
Frequentie
Het RHCe voert eens per twee jaar een volledige audit uit. In het tussenliggende jaar wordt een zogenaamde follow-up uitgevoerd om de voortgang van de aanbevelingen te beoordelen.
Conclusie follow-upgesprek
Evenals voorgaand jaar is in het algemeen de conclusie dat de basis van de zorg en het beheer van archiefbescheiden door de gemeente Deurne is vastgelegd volgens normen en eisen van de wet- en regelgeving en dat er aandacht is voor de informatiebeveiliging. De verbeterpunten die voor 2019 waren ingepland zijn gerealiseerd. Er zijn wederom een aantal verbeterpunten ingepland voor 2020. Verder is afgesproken om het verslag van dit follow-upgesprek aangevuld met een doorloopoverzicht van de aanbevelingen aan te bieden aan de gemeenteraad via de jaarrekening 2019.
Verbeterpunten voor 2020
In overleg met het RHCe pakt gemeente Deurne in 2020 de volgende aanbevelingen op:
- Vaststellen van een metagegevensschema dat voldoet aan de regelgeving.
- Vaststellen van een nieuw regelement van orde voor de gemeenteraad waarin het beheer van het griffie archief wordt vastgelegd.
- Beschrijven en vaststellen van een procedure voor digitale vernietiging.
Oordeel Provincie Noord Brabant
Het archiefverslag moet worden toegestuurd aan het Interbestuurlijk Toezicht (ITB) van de Provincie Noord Brabant. Het oordeel van de provincie over het archiefverslag 2018 gemeente Deurne was “voldoet gedeeltelijk”. De provincie vond het archiefverslag 2018 inhoudelijk te beperkt en miste een verbeterplan.
Vandaar dat dit jaar het archiefverslag bestaat uit het volledige auditverslag en doorloopoverzicht van de aanbevelingen. (zie bijlagen)
Vervolg
De eerstvolgende (uitgebreide) audit staat gepland voor eind 2020. De resultaten van deze audit worden opgenomen in de volgende jaarrekening.
Bijlagen
- Verslag SIO follow up 20-01-2020
- Doorloopoverzicht aanbevelingen vanuit Archiefaudit 2018 en 2019
DOORLOOPOVERZICHT AANBEVELINGEN VANUIT ARCHIEFAUDIT 2018 en 2019 (versie 15 mei 2020)
1-Aanbevelingen die gereed zijn | |||||
datum | KPI onderwerp | onderwerp / aanbeveling | actie/planning/gereed | ||
mrt-19 | KPI Lokale regelingen | Vaststellen nieuwe Archiefverordening | Gereed november 2019 | ||
mrt-19 | KPI Ordening, authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid | Zorgdragen voor een goed versiebeheer van documenten en bestanden | Gereed, is geborgd in Zaaksysteem | ||
mrt-19 | KPI Digitale archiefbescheiden | Vaststellen van het handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden | Gereed november 2019 aanpassingen i.v.m. nieuw zaaksysteem nog inplannen | ||
mrt-19 | KPI Digitale archiefbescheiden | Vaststellen van een vervangingsbesluit op grond van het handboek digitale vervanging | Gereed november 2019 | ||
mrt-19 | KPI Vernietigen en vervreemding van archiefbescheiden | Bij vervanging periodiek toetsen of de kwaliteit voldoet aan de eisen vastgelegd in het handboek vervanging | Is vastgelegd in de rol van scancontroleur | ||
mrt-19 | KPI Vernietigen en vervreemding van archiefbescheiden | Bij vervreemding altijd de streekarchivaris betrekken alvorens over te gaan tot actie | Is bekend, vervreemding komt weinig voor | ||
mrt-19 | KPI Overbrenging archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats | Afspraken maken met het RHCe over de overbrenging | Afspraken zijn gemaakt, wetswijziging heeft betrekking op documenten vanaf 2021. Archiefblok 2011-2020 blijft overeind | ||
mrt-19 | KPI Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden | Draag er zorg voor dat raadplegende partijen niet de mogelijkheid hebben of krijgen bescheiden te raadplegen die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt zowel voor analoge als digitale bescheiden | Is geregeld | ||
mrt-19 | KPI Rampen, calamiteiten en veiligheid | Wijs een verzamelplaats aan ingeval van calamiteiten en ontruiming | Is voor medewerkers al geregeld in calamiteitenplan | ||
mrt-19 | KPI Mensen en Middelen | Breid de vacature van 0,5 fte medewerker uit naar 0,75. Daarmee kan de druk op de DIV-medewerkers enigszins worden verlaagd. Daarnaast loopt de gemeente Deurne ook wat meer in de pas bij kengetallen formatie DIV, die in het verleden altijd door het Landelijk Overleg Provinciaal Archiefinspecteurs werd gehanteerd | Tot het moment van invulling van de vacature wordt daar waar nodig externe inhuur toegepast | ||
mrt-19 | KPI Mensen en Middelen | Een andere mogelijkheid is invulling van de vacature door externe inhuur, iemand die goed op de hoogte is met de kwaliteitsnormen en snel kan aanhaken bij vragen in relatie tot de behoeften en ontwikkelingen die binnen de gemeente leven | Daar waar nodig wordt er voor specifieke projecten capaciteit ingehuurd | ||
mrt-19 | KPI Mensen en Middelen | Draag zorg voor voldoende mogelijkheden en middelen voor bijscholing voor de vakspecialisten | Mogelijkheden via jaarlijks opleidingsplan | ||
2-Aanbevelingen die doorlopend aandacht behoeven/hebben | |||||
datum | KPI onderwerp | onderwerp / aanbeveling | actie/planning/gereed | ||
mrt-19 | KPI Lokale regelingen | Zorg bij een wijziging in een gemeenschappelijke regeling dat er voor een nadere uitwerking van de regels uit de Archiefwet 1995 wordt verwezen naar de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer | Doorlopend aandacht | ||
mrt-19 | KPI Lokale regelingen | Zorg voor goede afspraken met betrekking tot gegevensbeveiliging en archiefbeheer door met alle verbonden en private externe partijen dienstverlenings- en verwerkingsovereenkomsten af te sluiten. Wees daarbij vooral zo praktisch mogelijk. Wie doet wat, wanneer en hoe, welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden | Doorlopend aandacht | ||
mrt-19 | KPI Ordening, authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid | Zorgdragen dat het aantal koppelingen met het nieuwe zaaksysteem zodanig wordt vergroot, dat het DMS door de hele organisatie wordt gebruikt, ofwel proces zodanig inrichten dat men de archiefwaardige stukken opslaat in het DMS | Doorlopend aandacht | ||
mrt-19 | KPI Ordening, authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid | Draagvlak houden en mogelijk uitbreiden voor de noodzaak van het borgen van de digitale duurzame toegankelijkheid van digitale informatie | Doorlopend aandacht | ||
3-Aanbevelingen die zijn ingepland voor 2020 | |||||
datum | KPI onderwerp | onderwerp / aanbeveling | actie/planning/gereed | ||
mrt-19 | KPI Lokale regelingen | Zorg bij wijziging van het reglement van orde van de gemeenteraad dat het beheer van het griffie-archief wordt vastgelegd | 2e kwartaal 2020 | ||
mrt-19 | KPI Lokale regelingen | Zorg dat bij de eerstvolgende actualisatie van de mandaatregeling de mandatering met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden wordt meegenomen | 1e kwartaal 2020 (wordt 2e kwartaal 2020) | ||
mrt-19 | KPI Ordening, authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid | Zo spoedig mogelijk vaststellen van een metadataschema | 2e kwartaal 2020 | ||
mrt-19 | KPI Digitale archiefbescheiden | Vaststellen van een metagegevensschema dat voldoet aan de regelgeving | 2e kwartaal 2020 | ||
mrt-19 | KPI Digitale archiefbescheiden | Beschrijven en vaststellen van een procedure voor digitale vernietiging | 3e kwartaal 2020 | ||
mrt-19 | KPI Overbrenging archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats | Afspraken maken met het RHCe over steekproefcontroles kwaliteit scans en metadata (zowel inhoudelijke als technische) | Laatste controles bouwvergunningen vinden plaats in mei 2020 (ivm coronamaatregelen zijn controles tot nader order uitgesteld) | ||
4-Aanbevelingen die nog niet zijn ingepland | |||||
datum | KPI onderwerp | onderwerp / aanbeveling | actie/planning/gereed | ||
mrt-19 | KPI Interne kwaliteitszorg en toezicht | Zorgdragen en vaststelling voor een volwaardig kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd | Moet nog ingepland worden | ||
mrt-19 | KPI Ordening, authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid | Zorgdragen dat er zo spoedig mogelijk een overzicht komt dat inzicht geeft in wat elders in alle archiefbeherende vakapplicaties wordt beheerd gebruikt, ofwel proces zodanig inrichten dat men de archiefwaardige stukken opslaat in het DMS | Moet nog ingepland worden | ||
mrt-19 | KPI Ordening, authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid | De leverancier van het nieuwe zaaksysteem moet duurzaamheid van zaaksysteem door middel van garantiecertificaten kunnen aantonen | Onegov geeft geen garantiecertificaten af, zelf regelen via auditor. Moet nog ingepland worden | ||
mrt-19 | KPI Digitale archiefbescheiden | Vaststellen van beleid ten aanzien van opslagformaten, compressie, encryptie, conversie en migratie en vervolgens de handelingen hiervan vastleggen, niet alleen gericht op de cloudsituatie | Moet nog ingepland worden | ||
mrt-19 | KPI Digitale archiefbescheiden | Periodiek monitoren of bovenstaand beleid wordt uitgevoerd | Moet nog ingepland worden | ||
mrt-19 | KPI Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots | Draag er zorg voor dat er op relatief korte termijn een digitale, duurzame beheervoorziening wordt gerealiseerd, zodat de gemeente in staat is om digitale archiefbescheiden op te slaan en te beheren | Is geregeld in zaaksysteem. Initiatief/verantwoordelijkheid E-depot voor overgebrachte documenten ligt bij RHCe. Dit is momenteel in ontwikkeling | ||
mrt-19 | KPI Rampen, calamiteiten en veiligheid | Ontwikkel een risicoprofiel en-beleid ten aanzien van verplaatsing of veiligstelling van te bewaren archiefbescheiden | Zie ook informatiebeveiligingsplan. Ontwikkeling risicoprofiel moet nog ingepland worden | ||
